Zmiany w umowie o dofinansowanie
Zagadnienia opisane w tej części to:
- zmiany w umowie o dofinansowanie w trakcie realizacji projektu
- sposób wnioskowania o zmiany
- jakie dokumenty należy dostarczyć w celu akceptacji najczęściej wnioskowanych zmian?
- terminy zgłaszania zmian wynikające z umowy o dofinansowanie
Realizacja projektu powinna przebiegać zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie (w tym m.in. z wnioskiem o dofinansowanie, zwanym dalej: WND). Ewentualne zmiany możliwe są jedynie w uzasadnionych przypadkach po zgłoszeniu ich oraz uzyskaniu akceptacji Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości (zwanego dalej: ŚCP).
Umowa precyzuje m.in. graniczne terminy dotyczące możliwości wnioskowania o zaakceptowanie ew. zmian, podpisanie aneksu do umowy – np. wydłużenie terminu realizacji, dokonanie przesunięć.
Złożenie wniosku o akceptację zmian dotyczących realizacji projektu na przykład po terminie realizacji projektu przewidzianym umową uniemożliwia jego zaakceptowanie przez ŚCP.
Zgłoszenie zmian powinno nastąpić również przed złożeniem wniosku o płatność (jeśli zmiana dotyczy rozliczanych w danym wniosku o płatność wydatków), gdyż wprowadzenie zmian w trakcie weryfikacji wniosku o płatność może się wiązać z koniecznością ponownego wprowadzania danych do formularza wniosku o płatność w LSI 2014 (wniosek o płatność złożony na bazie niezaktualizowanego wniosku o dofinansowanie zostanie pozostawiony bez rozpatrzenia).
Wniosek o zmiany w umowie należy przesłać w formie elektronicznej w formacie PDF do ŚCP z wykorzystaniem platform elektronicznych:
a) Platformy e-Usług Publicznych FINN 8 SQL PeUP SEKAP dostępnej pod adresem https://www.sekap.pl lub
b) Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP dostępnej pod adresem http://epuap.gov.pl.
ŚCP nie ponosi odpowiedzialności za sposób funkcjonowania ww. platform. W przypadku problemów z funkcjonowaniem ww. platform należy się skontaktować z ich administratorami.
Ww. wniosek musi być podpisany elektronicznie przez wnioskodawcę (zgodnie ze sposobem reprezentowania Wnioskodawcy) przy użyciu: podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub podpisu potwierdzonego certyfikatem CC SEKAP. Przesłanie wniosku w takiej formie do ŚCP jest uznawane jako faktyczne złożenie wniosku. Potwierdzeniem złożenia jest UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru lub UPP, czyli Urzędowe Potwierdzenie Przedłożenia.
W uzasadnionych przypadkach (np. w przypadku, gdy ze względu na błędy w systemie SEKAP/ePUAP nie ma możliwości złożenia wniosku o zaakceptowanie zmian poprzez wskazane powyżej platformy z dochowaniem umownych terminów) istnieje możliwość złożenia wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie w formie papierowej w siedzibie ŚCP.
Wnioskodawca do wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie zobowiązany jest dołączyć wszystkie niezbędne załączniki w celu uzasadnienia konieczności wprowadzenia proponowanych zmian. Dodatkowo w zależności od specyfiki danej zmiany czy projektu, Beneficjent może zostać wezwany do złożenia dodatkowych dokumentów wyjaśniających (poza wymienionymi poniżej).
W zależności od rodzaju i zakresu zmian projekt może zostać skierowany do ponownej oceny merytorycznej, której wynik decyduje o możliwości dofinansowania projektu po zmianach.
Beneficjent we wniosku o zmianę umowy o dofinansowanie wskazuje propozycję zmian – w przypadku, gdy zmiana wpływa na treść WND – zmiany należy wskazać w formie tabelarycznej wskazując punkt WND, obowiązującą treść oraz treść proponowaną.
Po weryfikacji ŚCP Beneficjent może zostać wezwany do wyjaśnień, uzupełnienia dokumentacji lub poprawy WND w LSI 2014.
W przypadku akceptacji zmian – może zaistnieć konieczność podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie i/lub złożenia nowego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (weksla in blanco), o czym Beneficjent zostanie poinformowany przez ŚCP.
1. Zmiana rachunku bankowego, na które ma zostać przekazane dofinansowanie
- pismo informujące o zmianie rachunku bankowego oraz zaświadczenie z banku, iż właścicielem rachunku jest Beneficjent;
- w przypadku cesji – umowa cesji z umową pożyczki/kredytu; w zależności od zapisów umowy o dofinansowanie umowa cesji powinna zostać dostarczona w wersji papierowej jako kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez cesjonariusza i Beneficjenta lub należy dostarczyć oryginał do wglądu w siedzibie ŚCP.
2. Zmiana terminu zakończenia realizacji projektu
- wskazanie propozycji nowej daty zakończenia realizacji projektu (dd.mm.rrrr) z odniesieniem do terminów realizacji poszczególnych wydatków;
- pismo wyjaśniające przyczyny opóźnienia terminu zakończenia realizacji projektu, wskazujące podjęte działania zaradcze, a w przypadku przekroczenia zasady n+… (zgodnie z Regulaminem danego konkursu) – uzasadnienie wskazujące dodatkowe przesłanki;
- dokumentacja potwierdzająca powyższe, w tym stopień zaawansowania poszczególnych wydatków, która do tej pory nie została przedstawiona do rozliczenia; dokumentacja powinna potwierdzać, że nowy zaproponowany termin realizacji umożliwi osiągnięcie celu projektu;
- dokumentacja powinna zostać umieszczona w systemie LSI 2014 w module rejestr umów, module zamówień itp. (np. aneks do umowy z wykonawcą/dostawcą, złożone oferty itp.);
- inne dokumenty np. potwierdzenie wpłat zaliczki, dokumentacja zewnętrzna uzasadniająca wydłużenie terminu realizacji (np. w przypadku czynników niezależnych od Beneficjenta).
3. Zmiana parametrów/specyfikacji wydatku
- wskazanie zakresu zmian – zacytowanie obecnego tekstu z WND oraz propozycji nowej treści po zmianach;
- uzasadnienie zmian;
- wskazanie wpływu zmian na wartość wydatku, termin zakończenia realizacji projektu oraz cele projektu np. innowacyjność;
- zmiany należy przedstawić w formie tabeli (zawierającej kolumny: nr pola z WND, który ulega zmianie; obecna treść; wnioskowana treść; uzasadnienie zmiany);
- dostarczenie dokumentacji m.in. potwierdzenie firmy zewnętrznej, że parametry nie są gorsze od tych przedstawionych w WND; nowa opinia o innowacyjności (jeśli zmiana wpływa na jej treść);
Brak jest możliwości dokonywania zmian polegających na:
- dodawaniu środków trwałych lub elementów, które nie zostały zaplanowane w WND;
- nieuzasadnione pogorszenie parametrów zakładanych na etapie aplikowania;
- rezygnacji z zakupu danego środka trwałego lub części wydatku, elementu zaplanowanego w WND – bez proporcjonalnego pomniejszenia wartości wydatku kwalifikowalnego i dofinansowania o wartość niezrealizowanego elementu.
4. Zmiana wartości wskaźników
- wskazanie zakresu zmian wraz z uzasadnieniem (nazwa wskaźnika ulegającego zmianie; wartości przed/wartości po – wpływ na wydatki oraz wpływ na cele projektu);
- uzasadnienie konieczności dokonania zmian.
5. Zmiana nazwy/adresu siedziby Beneficjenta
- wskazanie nowej nazwy bądź adresu wraz z odniesieniem do adresu wskazanego do korespondencji (czy również ulega zmianie);
- jeśli zmiana nie została jeszcze uwzględniona w bazach CEIDG/KRS – dostarczenie dokumentacji potwierdzającej zgłoszenie wskazanych zmian oraz dokumentacja wewnętrzna firmy wskazująca na zmianę (aneks do umowy spółki cywilnej, uchwała itp.).
6. Zmiana lokalizacji projektu
- wskazanie nowej lokalizacji projektu wraz ze wskazaniem nowej treści punktów w WND, w których odniesiono się do lokalizacji projektu;
- uzasadnienie zmiany oraz wpływu zmian na cele i rezultaty projektu (m.in. spełnienie kryteriów wejściowych – np. powiązana z definicją inwestycji początkowej wysokość kosztów amortyzacji aktywów związanych z działalnością podlegającą modernizacji lub wartość księgowa ponownie wykorzystywanych aktywów – jeśli dotyczy);
- dostarczenie Zaświadczenia Natura 2000 dla nowej lokalizacji – jeśli dotyczy;
- dostarczenie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, jeśli dla danej inwestycji jest wymagane jej uzyskanie.
7. Zmiana formy prawnej Beneficjenta (określone w Tytule IV Kodeksu spółek handlowych)
- wyjaśnienie zmiany formy prawnej wraz ze wskazaniem podstawy prawnej;
- w przypadku, gdy zmiana już została dokonana (po wcześniejszej akceptacji ŚCP): dostarczenie dokumentów potwierdzających zmianę (np. akt notarialny, aktualnej umowy spółki cywilnej, aktualne zaświadczenie NIP/REGON, zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami, zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach, oświadczenie o spełnianiu statusu MŚP (zgodnie z wzorem obowiązującym przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie).
W przypadku zaakceptowania przez ŚCP zmiany formy prawnej konieczne jest złożenie nowego zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu (weksla in blanco).
8. Zmiana wartości wydatków kwalifikowalnych, przesunięcia oszczędności
- przedstawienie tabeli, wskazującej wartości wydatków przed zmianami oraz po zmianach, umożliwiającej porównanie proponowanych zmian;
- uzasadnienie oraz potwierdzenie zmian w dokumentacji (np. w postaci protokołu udzielonego zamówienia; wybranej oferty; podpisanej umowy z dostawcą; faktury – dokumentację należy złożyć za pośrednictwem LSI 2014 – rejestr umów, moduł zamówień);
- należy uzasadnić zarówno zwiększenie wydatku, jak i zmniejszenie;
- oszczędności możliwej do wykorzystania nie stanowi m.in. kwota uznana za wartość nieprawidłowości; kwota wynikająca z rezygnacji z realizacji części lub całego wydatku lub z pogorszenia parametrów.
Przesunięcia pomiędzy wydatkami:
- nie mogą prowadzić do zwiększenia kwoty wydatków kwalifikowalnych lub kwoty dofinansowania w ramach danej podstawy prawnej (np. art. 14 GBER), a tym samym tychże kwot w odniesieniu do całego projektu;
- nie mogą prowadzić do zwiększenia poziomu wsparcia przypisanego do danego wydatku na etapie składania WND;
- nie mogą prowadzić do zwiększenia wartości lub procentu określonych w WND w odniesieniu do wydatków objętych limitami (w zależności od konkursu np. doradztwo, promocja, szkolenia, roboty i materiały budowlane itp.);
- możliwość przesunięć nie dotyczy, a także nie wpływa na zwiększenie wartości, czy procentu (jeśli dotyczy) wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi – stawki jednostkowe (wynagrodzenie personelu projektu w ramach umowy o pracę); stawka ryczałtowa (koszty pośrednie);
- w przypadku obniżenia wartości wydatków kwalifikowalnych badane będzie spełnienie kryteriów wejściowych – np. powiązana z definicją inwestycji początkowej wysokość kosztów amortyzacji aktywów związanych z działalnością podlegającą modernizacji lub wartość księgowa ponownie wykorzystywanych aktywów (jeśli dotyczy);
- w przypadku działania 1.2 typ 2 – przesunięcia pomiędzy wydatkami objętymi różnymi poziomami wsparcia (art. 25 GBER i art. 28 GBER) możliwe są jedynie we wniosku o płatność końcową.
9. Inne zmiany
- wskazanie zakresu zmian;
- uzasadnienie zmian wraz z określeniem wpływu na pozostałe elementy projektu;
- dostarczenie dokumentacji uzasadniającej konieczność dokonania zmian.
1. Wniosek o dokonanie zmian dotyczących realizacji projektu może zostać złożony najpóźniej w dniu zakończenia realizacji projektu, jednakże nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność końcową.
2. Jeśli umowa o dofinansowanie została podpisana po upływie terminu realizacji projektu, Beneficjent może wnioskować o zmiany dotyczące realizacji projektu w terminie do 25 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie, jednakże nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność końcową.
3. Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian w projekcie od momentu rozpoczęcia realizacji projektu do zakończenia okresu trwałości projektu, Beneficjent zobowiązuje się nie później niż w terminie 10 dni od dnia zaistnienia przyczyn powodujących potrzebę zmian, złożyć do ŚCP wniosek o zaakceptowanie zmian, przedstawiając ich zakres i uzasadnienie.
Należy pamiętać, iż w przypadku zmian dotyczących realizacji projektu (termin zakończenia, przesunięcia pomiędzy wydatkami itp.) nie może to nastąpić później niż zakończenie realizacji projektu i złożenie wniosku o płatność końcową.
4. Wprowadzane do umowy o dofinansowanie zmiany mogą być inicjowane zarówno przez Beneficjenta, jak i przez ŚCP. Podpisanie aneksu lub akceptacja zmiany powinny zostać poprzedzone zaktualizowaniem WND przedsiębiorcy w systemie elektronicznym oraz zgłoszeniem jego nowej wersji, chyba że zmiana nie wpływa na treść WND.
5. W przypadku braku zgody ŚCP na dokonanie zmian Beneficjent jest zobowiązany do realizacji projektu zgodnie z obowiązującą wersją WND (z uwzględnieniem zmian uprzednio zaakceptowanych przez ŚCP – jeśli dotyczy) lub ma możliwość rezygnacji z dalszej realizacji projektu – w przypadku, gdy na konto Beneficjenta zostały już wypłacone środki – skutkuje to koniecznością ich zwrotu wraz z odsetkami.