Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027

Lista samokontroli przed sporządzeniem
wniosku rozliczającego zaliczkę, wniosku o płatność pośrednią lub końcową
i przekazaniem go do IP FE SL – ŚCP dla projektów z naboru skierowanego do branży Rzemieślniczej

Istotne zasady rozliczenia wniosku rozliczającego zaliczkę, wniosku o płatność

• Nie rozliczaj zadania, etapu projektu, jeżeli nie został on zrealizowany w całości (finansowo i rzeczowo). Zweryfikuj we wniosku o dofinansowanie, w systemie LSI2021, czy w ramach jednego zadania zaplanowałeś jeden, czy więcej wydatków.
• Nie rozliczaj zadania, etapu projektu, jeżeli nie posiadasz pełnej dokumentacji potwierdzającej jego wykonanie (np. protokoły odbioru, certyfikaty, raporty, ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z widoczną datą przyjęcia do użytkowania, dowód rejestracyjny – w przypadku zakupu środków transportu).
• Sprawdź, czy protokół odbioru (a w przypadku braku możliwości jego pozyskania - potwierdzenie zamówienia/ potwierdzenie dostawy/ potwierdzenie wydania z magazynu (WZ)) zawierają między innymi: Twoje dane (nazwa, numer NIP, adres), dane sprzedawcy (nazwa, numer NIP, adres), nazwę środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (marka, model), informację stwierdzającą, że przedmiot odbioru jest nowy (nie jest używanym środkiem trwałym lub używaną wartością niematerialną i prawną), kluczowe parametry i funkcjonalności pozwalające potwierdzić zgodność nabytych środków trwałych lub nabytej wartości niematerialnej z zapisami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie, datę i podpisy obydwu stron – Twoje i sprzedawcy.
• Sprawdź, czy certyfikaty/zaświadczenia dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach zostały wydane przez instytucje zewnętrzne przeprowadzające szkolenia i zawierają: dane podmiotu organizującego szkolenie, imię i nazwisko uczestnika, liczbę przeprowadzonych godzin szkolenia, temat i zakres tematyczny szkolenia, podpis osoby upoważnionej/ organizatora szkolenia. Pamiętaj, też aby dołączyć ZUS RCA dla pracowników, którzy zostali przeszkoleni, za okres, w którym odbywało się szkolenie.
• Upewnij się, że wszystkie parametry produktów, urządzeń, wartości niematerialnych i prawnych, czy usług oraz wskaźniki produktu i rezultatu, założone we wniosku o dofinansowanie, zostały potwierdzone w dokumentacji załączanej do wniosku o płatność.
• Wniosek o płatność/rozliczający zaliczkę wraz z załącznikami złóż w systemie CST2021. Następnie po jego złożeniu, prześlij informację o złożeniu wniosku w CST2021 za pośrednictwem platformy ePUAP/ e-Doręczenia.

Pamiętaj, że w systemie CST2021 wniosek  o płatność/rozliczający zaliczkę musi podpisać podpisem kwalifikowalnym osoba do tego upoważniona.  Jeżeli chcesz upoważnić jakąś osobę, powinieneś przesłać do nas za pomocą platformy ePUAP/
e-Doręczenia upoważnienie dla tej osoby lub załączyć do wniosku o płatność/ rozliczającego zaliczkę stosowne upoważnienie dla tej osoby, podpisane Twoim podpisem kwalifikowanym.

Najczęstsze problemy i błędy we wnioskach o płatność /rozliczających zaliczkę skutkujące wstrzymaniem lub brakiem wypłaty dofinansowania lub zatwierdzenia wniosku rozliczającego zaliczkę:

• błędnie podpisany wniosek lub brak zgłoszenia przez ePUAP/e-Doręczenia jego złożenia w CST2021,
• brak załączników do wniosku,
• rozliczanie zadania mimo jego niepełnego wykonania,
• brak dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników, celów i efektów projektu,
• rozbieżności między założeniami wniosku o dofinansowanie a rzeczywistą realizacją projektu,
• wprowadzanie zmian w zakresie projektu bez wcześniejszej zgody Instytucji – ŚCP,
• niespójność między opisem działań (np. parametry urządzenia) we wniosku o płatność a wnioskiem o dofinansowanie.

Kluczowe pytania pomocnicze do samokontroli przed złożeniem wniosku o płatność do Instytucji – wraz ze wskazaniem możliwych skutków nieprawidłowości lub braków

Poniższa przykładowa lista pytań służy jako narzędzie samokontroli dla beneficjenta przed przekazaniem wniosku o płatność pośrednią, końcową lub rozliczeniem zaliczki do Instytucji – ŚCP. Każde pytanie dotyczy kluczowych aspektów realizacji projektu – od wykonania zadań, przez osiągnięcie wskaźników, po zgodność z umową o dofinansowanie i kompletność dokumentacji. Celem listy jest ułatwienie beneficjentowi samodzielnej weryfikacji kompletności i poprawności wniosku, aby zminimalizować ryzyko błędów i przyspieszyć jego rozliczenie przez Instytucję.

1. Realizacja zadań, produktów, rezultatów, efektów projektu

• Czy zadanie przewidziane we wniosku o dofinansowanie i objęte daną kwotą ryczałtową, zostało zrealizowane faktycznie i w całości?
  (Brak możliwości rozliczania zadania nieukończonego, brak możliwości rozliczania wydatku proporcjonalnie)
• Czy zakupiono środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, usługi od podmiotów niepowiązanych z beneficjentem?
  (Zakup wydatków od podmiotu powiązanego z beneficjentem będzie skutkował uznaniem wydatku za niekwalifikowalny)
• Czy rezultat zadania jest zgodny z opisem we wniosku o dofinansowanie (np. opracowano raport, zakupiono i zainstalowano określone urządzenie o parametrach zgodnych z wnioskiem o dofinansowanie)?
  (Brak możliwości rozliczania zadania nieudokumentowanego i niezgodnego z wnioskiem o dofinansowanie)
• Czy posiadam dowody potwierdzające wykonanie zadania, produkty, rezultaty projektu (np. certyfikaty, raporty, protokoły odbioru)?
  (Brak wymaganej dokumentacji skutkować będzie niekwalifikowalnością wydatków)

2. Harmonogram i wskaźniki projektu

• Czy zadania zostały zrealizowane w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie (lub na podstawie zgody wyrażonej przez Instytucję – ŚCP)?
  (Brak realizacji projektu w terminie może skutkować niekwalifikowalnością wydatków)
• Czy nie wprowadzono zmian w zadaniach/produktach bez zgody Instytucji – ŚCP (np. inny zakres zadania, inne parametry, zmieniona liczba urządzeń)?
  (Realizacja projektu niezgodnie z umową skutkuje niekwalifikowalnością wydatków)
• Czy osiągnięte wskaźniki są zgodne z wartościami zadeklarowanymi we wniosku o dofinansowanie?
  (Brak osiągnięcia wskaźników będzie skutkować niekwalifikowalnością wydatków)
• Czy dokumenty potwierdzające wskaźniki są kompletne i przechowywane w sposób umożliwiający ich weryfikację i kontrolę?
  (Brak kompletnej dokumentacji może skutkować niekwalifikowalnością wydatków)

3. Wniosek o płatność

• Czy opis działań we wniosku o płatność odzwierciedla faktyczne działania i rezultaty projektu?
  (W przypadku rozbieżności pomiędzy opisem a załączonymi dokumentami konieczne będzie uzupełnienie dokumentacji i wyjaśnienie rozbieżności poprzez odrzucenie wniosku o płatność lub nie będzie możliwe rozliczenie wydatku w ramach danego wniosku o płatność)
• Czy dołączono wymagane załączniki potwierdzające wykonanie (np. certyfikaty, raport, protokoły, zdjęcia)?
  (W przypadku ich niezałączenia konieczne będzie uzupełnienie dokumentacji, nastąpi odrzucenie wniosku o płatność lub nie będzie możliwe rozliczenie wydatku w ramach danego wniosku o płatność)