Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027

Pierwsza zasada: Planuj

Twój wniosek o zaliczkę musi być starannie przygotowany, ponieważ oceniamy go pod kątem zgodności z harmonogramem płatności i celami projektu. Ważne jest, abyś dostarczył dokumentację uzasadniającą potrzebę pozyskania środków. Jeśli spełnisz te wymagania, wypłacimy pieniądze tak szybko, jak to możliwe. Szybkość w działaniu jest kluczowa dla terminowego wykonania projektu, dlatego każde Twoje niedopatrzenie może wydłużyć ten proces.

Pamiętaj, że na etapie wnioskowania o zaliczkę dokumenty związane z zamówieniami, dostarczone wraz z wnioskiem, nie będą sprawdzane pod względem prawidłowości ich przeprowadzenia. Taka weryfikacja nastąpi dopiero na etapie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę.

Druga zasada: Trzymaj się ustalonych reguł

Musisz dokładnie znać warunki umowy o dofinansowanie oraz zasady kwalifikowalności wydatków. Bez tego ani rusz! Zaniedbanie tych zasad może prowadzić do konieczności zwrotu środków lub wprowadzenia licznych korekt finansowych, które znacząco zmniejszą planowany budżet.

W najgorszym przypadku możemy obniżyć kwotę dofinansowania nawet o 100%. Takie ryzyko pojawia się, jeśli na przykład:

1. Nie przeprowadzisz zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności dla wydatków o szacunkowej wartości powyżej 50 tys. zł.
2. Przy udzielaniu zamówienia wystąpi konflikt interesów.
3. Dokonasz płatności gotówką lub z konta bankowego, którego nie jesteś właścicielem.
4. Nie udokumentujesz poniesionego wydatku zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o płatność w wymaganym terminie.
5. Poniesiesz wydatek po terminie realizacji projektu (np. wystawienie faktury, zapłata lub odbiór nastąpią po terminie realizacji projektu).
6. Zawrzesz umowę pożyczki lub kredytową, której formą zabezpieczenia było przewłaszczenie.

Istnieją również inne przyczyny naniesienia korekty dofinansowania. Tak stanie się gdy:

1. Pobraną zaliczkę wykorzystasz na cele inne niż wykonanie projektu.
2. Zamówienie nie będzie zgodne z postanowieniami umowy z wykonawcą, a zmiany w zakresie realizacji nie były przewidziane w zapytaniu ofertowym.
3. Wybierzesz ofertę niezgodnie z kryteriami określonymi w zapytaniu ofertowym.
4. Skrócisz termin składania ofert lub nie wydłużysz go w razie wprowadzenia zmian czy doprecyzowania zapisów zapytania ofertowego.
5. Nie udokumentujesz w sposób kompletny prawidłowości realizacji wydatków, co narusza zasady audytu.
6. Ograniczysz krąg potencjalnych oferentów poprzez wprowadzenie wymagań związanych z preferencjami krajowymi, regionalnymi lub lokalnymi albo poprzez określenie w zamówieniu konkretnych norm, znaków towarowych czy marek.
7. Nie spełnisz wymogów dotyczących informacji i promocji.
8. Nie rozliczysz lub nie zwrócisz zaliczki w wymaganym terminie.
9. Nie dokonasz zakupu infrastruktury zgodnie z kryteriami zielonych zamówień publicznych, jeżeli byłeś do tego zobowiązany.

Przed przystąpieniem do realizacji wydatków zastanów się co robić, aby nie popełniać tych błędów. Dzięki temu szybko i łatwo otrzymać środki.

Trzecia zasada: Bądź terminowy

Czas to pieniądz, szczególnie przy rozliczaniu zaliczki. Terminy zakończenia tego procesu różnią się w zależności od naboru, w którym bierzesz udział:

Dokładne informacje na temat tego ile masz czasu na rozliczenie, możesz znaleźć w paragrafie 6a umowy o dofinansowanie.

Po złożeniu wniosku rozliczającego zaliczkę sprawdzimy jego poprawność i kwalifikowalność wydatków. Nie wykorzystałeś całej zaliczki? Musisz zwrócić to, czego nie wydałeś. Jeżeli zwrot przekroczy 70% kwoty bez uzasadnionych powodów, możemy odmówić udzielenia kolejnej transzy zaliczki lub zmniejszyć jej wysokość.

Zasada czwarta: Uważaj na odsetki

W przypadku spóźnienia z rozliczeniem zaliczki, naliczymy odsetki. Jeśli nie uregulujesz należności na czas, otrzymasz wezwanie do zapłaty, a kolejne płatności mogą zostać pomniejszone. Pamiętaj, że masz 14 dni od otrzymania wezwania, by uregulować swoje zobowiązania.

Zasada piąta: Nie naruszaj warunków umowy

Naruszenie warunków umowy może obejmować niewłaściwe wydatkowanie środków. Wyobraź sobie, że płacisz z konta bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi zaliczek za coś, co nie ma związku z projektem. Wydatki na koncie zaliczkowym muszą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z zaliczką i realizowanym projektem.

Jeśli dojdzie do takiej nieprawidłowości, zostaniesz poproszony o zwrot część lub całość pieniędzy wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Odsetki te są naliczane od dnia otrzymania zaliczki, co może skutkować ich znaczną wysokością.

Dopuszczalne są dwa sposoby ponoszenia przez Ciebie wydatków w projekcie przy wykorzystaniu zaliczki:

1. Dokonanie jednego przelewu: Z wyodrębnionego na cele zaliczki rachunku bankowego, na rzecz dostawcy lub wykonawcy. W tej sytuacji zobowiązany jesteś do zapewnienia na wyodrębnionym rachunku środków własnych, koniecznych do uzupełnienia części odpowiadającej dofinansowaniu danego wydatku, czyli różnicy pomiędzy kwotą dokumentu brutto a kwotą dofinansowania (z zaliczki można opłacić jedynie część należności w wysokości dofinansowania danego dokumentu księgowego).
2. Dokonanie dwóch odrębnych przelewów: Jednego przelewu z wyodrębnionego rachunku bankowego w wysokości dofinansowania danego dokumentu księgowego oraz drugiego przelewu z innego konta bankowego na wartość różnicy pomiędzy kwotą dokumentu brutto a kwotą dofinansowania.

Zasada ósma: Pytaj

Nie musisz być ekspertem od zaliczek. Zawsze, od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00-13:00, możesz skontaktować się ze swoim opiekunem projektu. Numer telefonu znajdziesz na naszej stronie internetowej scp-slask.pl w zakładce „Kontakt”. Jesteśmy tu, aby pomóc Ci rozwiać wszelkie wątpliwości. Regularna komunikacja z nami pomoże Ci sprawnie rozliczyć zaliczkę i uniknąć niepotrzebnych problemów.